Архивный отдел

Функции архивного отдела

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

- осуществляет хранение и учёт документов и представляет в архивный отдел Приморского края по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- разрабатывает и по согласованию с Архивным отделом Приморского края представляет на утверждение администрации района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архив,

- ведёт систематическую работу по уточнению этих списков;

- организует отбор и осуществляет приём документов на хранение;

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

- создаёт и совершенствует научно – справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

- информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

- использует документы в социально – экономических и культурно – просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати;

- в установленном порядке представляет документы архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования;

- исполняет социально – правовые запросы граждан, выдаёт справки, копии, выписки из документов;

Осуществляет организационно – методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в т.ч. по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений

– источников комплектования, а также на основании соглашений между архивным отделом Приморского края и администрацией района

– за работой ведомственных архивов и формированием документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории района;

- ведёт в установленном порядке государственный учёт документов Архивного Фонда Яковлевского района, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района;

- информирует администрацию района, архивный отдел Приморского края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном Фонде Приморского края и архивах;

- проводит, в т.ч. на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;

- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений – источников комплектования;

- рассматривает и представляет на утверждение экспертно – проверочной методической комиссии /ЭПМК/ архивного отдела Приморского края поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приёму в архив;

- изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

- подготавливает и передаёт документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения между архивным отделом Приморского края и администрацией района;

- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;

- внедряет в практику работы архивного отдела нормативно – методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки документной информации, передовой опыт работы;

- уведомляет нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к начальнику архивного отдела каких – либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений;

- принимает меры по предотвращению коррупции;

- решает все вопросы по мобилизационной подготовке, касающиеся архивного отдела.